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Wenn man in die Tiefe gräbt, kommt man meistens vorwärts.
Henning Mankell

Projekterfolge Lean Administration

Optimierung des Auftragsabwicklungsprozesses


Wirtschaftszweig:Herstellung von Baustoffen
Ausgangssituation:
  • Der Aufwand bei der Kundenauftragsabwicklung ist durch Wachstum und die Forderung der Kunden nach höherer Flexibilität stark gestiegen.
  • Unvollständige bzw. verspätet erfasste Daten fĂĽhren zu mangelnder Transparenz betreffend Auftragsstatus und vielen RĂĽckfragen.
  • Der wachsende Druck fĂĽhrt zu fehlerbehaften Auftragsabwicklungen sowie -buchungen, Bestandsfehlern und in weiterer Folge zu sinkender Kundenzufriedenheit.
Umgesetzte Optimierungs-
maßnahmen:
  • Entwicklung eines Sollwertstroms fĂĽr die gesamte Auftragsabwicklung
  • Implementierung eines elektronischen Bestellportals mit integrierten Poka Yoke-Lösungen, um die Vollständigkeit von Bestell- und Auftragsdaten sicherzustellen
  • Konsequente Erfassung und Bearbeitung aller auftragsrelevanten Daten im ERP-System (statt Excel und Access)
  • Optimierung der Auftragsabwicklungsprozesse im ERP-System (z.B. automatisierter Druck der Lieferpapiere, automatischer E-Mail-Versand von Belegen)
  • Digitalisierungen in der Versandabwicklung (z.B. digitale Unterschrift des Spediteurs)
Ergebnis:
  • Entlastung der Mitarbeiter durch klar definierte, vereinfachte und teilweise automatisierte Prozesse
  • Eliminierung bzw. Reduktion ungeplanter Tätigkeiten (z.B. Nachfragen, Fehlerbehebung)
  • Signifikante Verbesserung der Kundenzufriedenheit in Bezug auf Termin- und Mengentreue
  • Reduktion der Bearbeitungszeit im Auftragsabwicklungsprozess um 28 %
  • Reduktion der Ăśberstunden
  • Kapazitäten im Umfang von 1,7 FTE stehen zusätzlich zur VerfĂĽgung

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