Ausgangssituation

Wie in vielen Industrieunternehmen ist auch bei der Treibacher Industrie AG der Zugriff auf Vorgabedokumente wie Managementhandbücher, Arbeitsanweisungen oder Verfahrensbeschreibungen eine tägliche Herausforderung. Zwar sind diese Dokumente digital verfügbar, doch die bestehenden Ablagesysteme sind häufig komplex und wenig intuitiv strukturiert. In konkreten Arbeitssituationen oder z. B. im Rahmen von Audits müssen sich Mitarbeiter:innen oft mühsam durch zahlreiche Ordnerstrukturen klicken, um das richtige Dokument und darin die relevante Passage zu finden.

Die Folgen sind lange Suchzeiten, hoher Zeitaufwand bei Schulungen oder Unterweisungen, unsichere oder verzögerte Auskünfte gegenüber Auditoren und insgesamt ineffiziente Arbeitsabläufe.

Lösung

Um die Dokumentensuche für Mitarbeiter:innen deutlich zu vereinfachen, initiierte Treibacher ein Pilotprojekt: Mithilfe Künstlicher Intelligenz wurde eine intuitive Lösung (GPT-basiertes Assistenzsystem) geschaffen, mit der Nutzer:innen in natürlicher Sprache gezielt Fragen stellen können – so wie man sie einem Kollegen oder so wie sie der Auditor stellen würde. Die KI liefert eine konkrete, verständliche Antwort, Vorschläge zur weiteren Vertiefung der Frage sowie einen direkten Link zur relevanten Stelle im jeweiligen Dokument. Zusätzlich liefert sie Zusammenfassungen, Übersetzungen und Interpretationshilfen und ermöglicht die ergänzende Einbindung von Informationen aus dem Internet.

Das GPT-System wurde über drei Monate hinweg von 50 Mitarbeitenden aus allen Unternehmensbereichen unter realen Bedingungen getestet. Als Datengrundlage diente das gesamte SharePoint-basierte Anweisungsmanagement – inklusive Arbeitsanweisungen, Verfahrensbeschreibungen, Schulungsunterlagen und Sicherheitsdokumente.

Zu Beginn wurde eine Basisschulung für alle Teilnehmenden durchgeführt, nach einem Monat folgte eine vertiefende Schulung für besonders aktive Nutzer:innen mit Fokus auf Praxisbeispiele.

Im Rahmen dieses Pilotprojektes wurden über 3.000 Anfragen gestellt. Die Trefferquote war sehr hoch. Es zeigte sich aber, dass die Qualität der Dokumente eine zentrale Rolle spielt. Für optimale Ergebnisse müssen Dokumente aktuell, maschinell auslesbar (z. B. PDF mit Textlayer oder strukturierte Formate) und klar gegliedert sein. Dies verbessert nicht nur die Suchgenauigkeit, sondern auch die Aussagekraft von Zusammenfassungen und Antworten der KI.

Nutzen

Das Projekt zeigt deutlich: Der Einsatz generativer KI kann einen entscheidenden Beitrag leisten, um internes Wissen schnell, zuverlässig und kontextbezogen zugänglich zu machen. So wird aus einem schwer durchdringbaren Dokumenten­dschungel ein smartes, nutzerorientiertes Informationssystem.

Konkret zeigen sich folgende Vorteile:

  • Relevante Informationen werden schnell und unabhängig von Ordnerstrukturen gefunden.
  • Inhalte werden auf Wunsch automatisch zusammengefasst, interpretiert oder in andere Sprachen übersetzt.
  • Veraltete, fehlerhafte und widersprüchliche Dokumente werden aufgedeckt, was die Datenqualität verbessert.
  • Die intuitive Bedienung reduziert den Schulungsaufwand erheblich.
  • Originaldokumente bleiben unverändert.

Auch wenn bisher keine systematische Zeitmessung durchgeführt wurde, lässt sich der Nutzen abschätzen: Angenommen, ein:e Mitarbeiter:in spart im Schnitt 3 Minuten pro Suchvorgang – bei rund 3.000 Anfragen sind das bereits 150 Stunden eingesparte Arbeitszeit allein in der Pilotphase. Hochgerechnet auf einen breiten Roll-out liegt das Effizienzsteigerungspotenzial im hohen drei- bis vierstelligen Stundenbereich pro Jahr.

Das GPT-System etabliert sich somit als wertvolle Informationsquelle im Arbeitsalltag. Die positiven Rückmeldungen der Pilotnutzer:innen unterstreichen: Eine unternehmensweite Einführung verspricht nachhaltige Verbesserungen in puncto Effizienz, Nutzerfreundlichkeit und Informationsqualität.

Kurzvorstellung des Unternehmens

Die Treibacher Industrie AG mit Sitz in Althofen, Kärnten, ist ein international tätiges Chemie- und Metallurgieunternehmen mit über 100 Jahren Erfahrung. Das Unternehmen entwickelt und produziert hochspezialisierte Werkstoffe und chemische Produkte für den weltweiten Einsatz in der Automobil-, Stahl-, Elektronik-, Umwelt- und Gesundheitsindustrie. Mit einem starken Fokus auf Innovation, Nachhaltigkeit und Qualität zählt Treibacher zu den führenden Technologieunternehmen Österreichs. Die Kombination aus Tradition und Zukunftsorientierung macht die Treibacher Industrie AG zu einem Vorreiter in der Umsetzung digitaler Technologien – wie dem Einsatz von KI-Systemen zur Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag.

Autor

Hansjörg Pörtschacher

Treibacher Industrie AG
Auer-von-Welsbach-Straße 1
9330 Treibach-Althofen
www.treibacher.com

© StEP-Up

Weitere konkrete Lösungen zum Thema „Industrie 4.0“ aus der industriellen Praxis finden Sie in der StEP-Up-Publikation „Industrie 4.0 in der Anwendung. Konkrete Lösungen aus der industriellen Praxis.“

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